De acuerdo con los resultados del “Customer First”, las compañías en Latinoamérica están satisfechas con los resultados que han obtenido al implementar la transformación digital y consideran que vale la pena invertir, adaptarse a las nuevas tecnologías y avanzar hacia la digitalización.
Y en ese camino hacia la transformación digital, la gestión documental es imprescindible porque permite la migración de la información física a un formato electrónico, facilitando la gestión de la data en las diferentes áreas de la empresa y aportando importantes ventajas:
- Optimización de los procesos de toma de decisiones.
- Accesibilidad, prácticamente inmediata, a la información archivada.
- Optimización de espacio en la conservación de documentos.
- Control de versiones, que permite al usuario saber si un documento ha sido modificado y por quién.
- Trazabilidad y mayor seguridad de la información.
Gestión documental de la salud y seguridad laboral
En el caso específico del área de salud ocupacional y seguridad en el trabajo, la digitalización mediante un sistema de gestión documental permite grandes avances, además de ayudar a cumplir a cabalidad y de forma sencilla con la normativa al respecto.
Norma ISO 45001
Por ejemplo, la ISO 45001, establece la obligatoriedad de documentar los siguientes registros y documentos:
- Política de Seguridad y Salud (cláusula 5.2).
- Roles y responsabilidades. (cláusula 5.3).
- Riesgos y oportunidades de la seguridad y salud (cláusula 6.1.1).
- Procesos necesarios para abordar riesgos y oportunidades (cláusula 6.1.1).
- Metodología y criterios para la evaluación de los riesgos de seguridad y salud. (cláusula 6.1.2).
- Objetivos y planes. (cláusula 6.2.2).
- Comunicación (cláusula 7.4).
- Controles operacionales (cláusula 8.1.1).
- Preparación para emergencias y proceso de respuesta (cláusula 8.6).
- Requisitos legales y de otro tipo aplicables. (cláusula 6.1.3).
- Registros de entrenamiento, habilidades, experiencia y calificaciones (cláusula 7.2).
- Resultados de monitoreo y medición (cláusula 9.1).
- Calibración y verificación del equipo de monitoreo y medición (cláusula 9.1).
- Evaluación de las obligaciones de cumplimiento (cláusula 9.1.2).
- Programa de auditoría interna (cláusula 9.2.2).
- Resultados de las auditorías internas (cláusula 9.2.2).
- Resultados de la revisión de la gestión (cláusula 9.3).
- Incidentes No conformidades (cláusula 10.1).
- Resultados de las acciones correctivas (cláusula 10.1).
Esta información debe permanecer actualizada y accesible a la dirección y los encargados del área, y debe usarse para cumplir los requisitos de ISO 45001 de 2018 (que reemplaza a la ISO 18000), además de cubrir otras normas esenciales, como las relativas a los accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
Norma ISO 9000
De igual manera, la gestión de los documentos en formato digital ayuda a la certificación de la norma ISO 9000 (control de calidad y gestión de la calidad), al ayudar a la organización a cumplir con las cláusulas sobre el archivo y acceso a la información, en especial cuando:
- es necesario que demuestre su capacidad para proporcionar productos y servicios regulares que satisfagan requisitos del cliente,
- y cuando se aspira a aumentar esta satisfacción mediante la aplicación eficaz del sistema de gestión documental, considerando procesos para su mejora, además de los requisitos legales y reglamentarios.
En conclusión, la gestión de los documentos digital simplifica la documentación de la información en la implementación de los Sistemas de Gestión, sin duda una de las tareas más complejas al acogerse a dicha normativa.
Por ejemplo, una empresa minera que desea implementar la ISO 45001 debe, en primer lugar, revisar, actualizar y aprobar “los documentos ordinarios” a los que hacen referencia las cláusulas 4, 5 y 6, como el manual de políticas de seguridad al interior de la mina. Tarea sencilla cuando todas las versiones de los documentos al respecto están debidamente sistematizados en formatos digitales.
Luego, está la información documentada que tiene que ser “retenida” (clausulas 9 y 10), que es la que registra la evidencia de actividades realizadas (previamente planificadas) para el posterior seguimiento de su efectividad y sus resultados.
La implementación de un sistema de gestión documental es más sencilla cuando se cuenta con un software que permita compartir información relevante con la organización, evitando así los inconvenientes y optimizando el control de versionamiento de los documentos.
