Este artículo plantea un punto sumamente relevante para toda empresa industrial. ¿Sabes qué tiene en común la gestión SSO con un par de lentes ópticos? Pues mucho. Los lentes de lectura fueron inventados aproximadamente entre 1285 y 1289. El deterioro de la visión era parte de la vida y nos resignábamos a ello. Hasta que llegó una tecnología que resolvió el problema y decidimos que ya no era aceptable la situación anterior.
Lo mismo pasa con la gestión SSO. Realizar sus funciones con planillas de cálculo es como es como vivir sin lentes ópticos.
Por qué necesitas un par de lentes
Las planillas de cálculo son la solución “por defecto” para gestionar muchísimas funciones de la operación. Esto incluye cumplimiento y riesgo con toda su gama de procesos, controles, análisis y reportería. A esto hay que agregar todo el espectro de funciones relacionadas con auditorías. Pero en 2017 la familiaridad y fácil instalación de las planillas resultan en más costos que beneficios. No son escalables e implican un alto volumen de trabajo manual. Tampoco han evolucionado junto al marco regulatorio, el mercado y el negocio.
En resumen, no te dan la visibilidad necesaria para optimizar tu gestión y agregar valor al negocio.
El riesgo inherente de las planillas de cálculo
Como dijimos antes, una gran limitación de las planillas de cálculo es que no permiten escalar.
Como requieren ingresar datos en form manual. El resultado son costos cuando crece la operación, la cantidad de data o los stakeholders:
• Horas hombre que deben invertirse en procesos críticos o donde sea factible agregar más valor
• Mayor margen de error en las decisiones si hay errores en los datos ingresados
• Data estática. Es una foto de un momento pasado, no necesariamente lo que ocurre ahora
• No permiten acceder a la información en tiempo real o en el momento que sea necesario
• No permiten visualizar data en formatos que permitan identificar tendencias o puntos ciegos
Los puntos ciegos son especialmente críticos. Representan riesgos que pueden derivar en fuertes sanciones económicas y hasta penales. En varios países la empresa mandante es responsable por sus contratistas. Por tanto, una licencia de conducir vencida es un riesgo que debe ser controlado. ¿Sabes cuántos licencias vencidas o casi expiradas hay entre tus contratistas? ¿Cómo puedo saber dónde están?
El costo de los procesos manuales
Los procesos manuales también perjudican la productividad. La siguiente tabla resume los costos de los procesos manuales ejecutados con planillas. La fuente es un estudio de Blue Hill sobre soluciones digitales de GRC (Governance, Risk and Compliance).
Las empresas que participaron destacaron que los costos de los procesos manuales incluyen:
• Dificultades para uniformar la data
• Lentitud en la definición de acciones y ejecución de tareas
• Errores en los datos ingresados
• Incrementos en los gastos generales
• Dificultades para ubicar la información solicitada por reguladores y auditores
• Dificultades para mantenerse a la par con los cambios del negocio y regulatorios
• Mayor exposición al riesgo
• Mayor dificultad para localizar información solicitada por reguladores y auditores.
En tanto Brother señala que el costo del tiempo perdido en encontrar documentos extraviados supera los USD 89 mil millones al año en Estados Unidos. Según Coopers and Lybrand 15% de los documentos son extraviados o archivados erróneamente. Y cada empleado pierde 38 horas –casi una semana laboral al año– buscando información mal clasificada. No es difícil imaginar el impacto que la Gestión HSEQ manual tiene en la exposición al riesgo de una operación industrial. ¿Qué pasa entonces en el caso de una actividad como la reportería de hallazgos en terreno? ¿Qué pasa cuando el input de data se realiza a través de papeletas escritas a mano por un operario?
Caso de éxito en la minería chilena
ZYGHT nace en 2012 para garantizar el cumplimiento de metas SSO con tecnología digital cloud y móvil. Esto es un gran desafío para toda empresa industrial que busca cómo ahorrar horas hombre en faenas mineras. La clave es la visibilidad sobre todo el ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) de los sistemas integrados de gestión. En industrias con alta exposición al riesgo como la minería, la tecnología representa una clara ventaja. Por un lado transforma la ejecución de actividades preventivas y reactivas. Por el otro simplifica el seguimiento administrativo de estas. También introduce el concepto trabajo colaborativo para mejorar la Gestión HSEQ.
En 2013 hicimos un piloto en Compañía Minera Barrick Zaldívar, hoy Antofagasta Minerals. El objetivo fue aumentar la productividad en la línea de supervisión. El primer paso fue un diagnóstico inicial. Este identificó una serie de tareas de seguridad improductivas, realizadas en forma manual. La tabla detalla su correspondiente costo en horas hombre al mes por supervisor.
La hipótesis del proyecto fue que la adopción de tecnología social mejora la eficiencia de la gestión SSO en faena. Esto, gracias a la familiaridad de los usuarios con dispositivos móviles y el auge de las soluciones en la nube.
La ejecución abarcó varias áreas de la gestión gestionadas en forma manual y descentralizada:
• Capacitación en terreno supervisores
• Comunicación interna
• Carga de programas preventivos en el sistema
• Ejecución controles preventivo en terreno desde smartphones y tablets
• Monitoreo centralizado cumplimiento tareas y análisis de data
• Monitoreo centralizado cierre acciones correctivas
• Comunicación interna
• Carga de programas preventivos en el sistema
• Ejecución controles preventivo en terreno desde smartphones y tablets
• Monitoreo centralizado cumplimiento tareas y análisis de data
• Monitoreo centralizado cierre acciones correctivas
Los resultados hablan por sí solos, como muestran los datos plasmados en la tabla de abajo. Estos resultados reflejan las mejoras conseguidas por cada supervisor individual. Multipliquemos ahora el ahorro individual por la cantidad de supervisores. Veremos el dramático impacto positivo de digitalizar la gestión HSEQ.
Aumento de productividad
• 16 HH/mes x cada supervisor SSO (x 5= 80 HH/mes)
• 11 HH/mes x cada supervisor operaciones (x 150= 1650 HH/mes)
Conclusión
Esta es la paradoja: usar planillas de cálculo para controlar el riesgo eleva la exposición al riesgo. Aún así en algunas empresas puede ser difícil justificar el gasto de eliminar una herramienta “gratis”. En ZYGHT decimos que existe una anomalía de la gestión SSO en varias empresas industriales. Hablamos de ineficiencia, lentitud y pérdida de data producto de procesos manuales. Por eso, volviendo al comienzo de este artículo, es hora de usar lentes. La forma antigua de gestionar el riesgo no solo eleva la carga operativa. También deja poco tiempo para agregar valor donde importa: en la línea de fuego.
La buena noticia es que tecnología digital expande y afila nuestra visión. Por ello digitalizar la gestión de riesgo es imperativo para toda empresa industrial en 2017. La transformación digital de la gestión SSO es de bajo costo, rápida implementación y fácil uso. Todos se benefician: operarios, supervisores y gerentes. La tecnología es el esfuerzo por ahorrar esfuerzo. Es hora de integrarla de lleno en la gestión de riesgo.
