La gran cantidad de reclamos que habitualmente se generan en los contratos preocupa con toda razón a mandantes y contratistas. Cuando la gestión de contratistas y sus documentos son a través de procesos manuales puede ser caótico, desde el momento del intercambio de documentos entre la empresa contratista y la titular en materia de Prevención de Riesgos Laborales. En algunas oportunidades puede ser incontrolable, poco riguroso e insuficiente para lograr una gestión preventiva efectiva.
Es fundamental que la realización de contrataciones o subcontrataciones no sea fuente de generación de incumplimientos normativos para la empresa titular tanto para sus trabajadores como para los de las empresas contratadas.
Para que una empresa sea exitosa, un pilar esencial es la seguridad y la salud en el trabajo además de constituir una obligación jurídica. En el caso de Chile, se refleja en la Ley de Subcontratación, la obligación de la empresa principal de proteger eficazmente la vida y salud de los trabajadores del contratista o subcontratista y que por causa del incumplimiento de este deber, se generen perjuicios al trabajador del contratista o subcontratista, por la ocurrencia de un accidente del trabajo, el trabajador podrá demandar directamente a la empresa principal por la reparación de tales perjuicios.
Debido a la multitud de documentación que se maneja en formato papel, los responsables invierten una gran cantidad de tiempo al momento de pasar los registros a las hojas de cálculo y finalmente guardar varias versiones, esto requiere mucha dedicación para su correcta gestión, convirtiéndose en medios ineficaces, que suponen asumir altos riesgos
Una buena solución la brindan los softwares de gestión de seguridad como ZYGHT, el cual resulta ser ideal ya que su plataforma ofrece la existencia digital de algunos documentos y registros requeridos para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados a la seguridad ocupacional.
¿Cómo disponer de un buen Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)?
Con la ayuda del software de automatización, la gestión de contratistas es más eficaz ya que facilita el registro, la clasificación y el control de dichos documentos. Asimismo, gracias a su excelente usabilidad, dentro de su configuración se pueden visualizar los archivos correspondientes según su vigencia y fecha de caducidad, como archivar en bibliotecas multiformato.
Englobando los requerimientos establecidos por la ley y pensando en el aprovechamiento de recursos, ZYGHT cubre 5 motivos claves para una buena gestión de contratistas:
- Facilita el cumplimiento legal.
- Aumenta la productividad (la documentación online permite la actualización automática).
- Permite acceso a la información desde cualquier dispositivo.
- Ofrece notificaciones cuando un documento está por vencer y cuando está vencido.
- Facilita la cooperación entre empresas contratistas y la empresa titular.
Es importante mencionar que al momento de crear un informe de auditoría se facilita la correcta gestión de los documentos y datos tomados en campo que lo soportan a través de un sistema de gestión. ZYGHT como software colaborativo entrega una visión integral de todo el ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), aliviando tu carga operativa asociada a procesos manuales de manejo de documentos y generación de reportes para la gestión de riesgo. Te compartimos un artículo que puede ser de tu interés dedicado a ¿Qué elementos no debe faltar en un informe de auditoría?
Si se quiere profundizar más sobre este tema, La Asociación Chilena de Seguridad creó una “Guía para Elaborar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud” en donde se pueden encontrar más datos y recomendaciones de utilidad para la gestión de contratistas.
