Como continuación del tema sobre la importancia de la gestión de los controles críticos, otro paso fundamental en esta tarea, es la definición de objetivos y los requerimientos de desempeño.
En este punto, se identifican las actividades que tendrán impacto en el desempeño del control. Estas proporcionan una ayuda para entender cómo deben ser verificados estos controles críticos en la práctica y un mecanismo para monitorear la salud del control crítico.
Comience por definir el objetivo del control crítico
Es importante definir el objetivo del control crítico y que le ayudará a entender el rol, las expectativas y resultados del control. El objetivo de un control crítico es una descripción específica de lo que se necesita que haga el control. Para ayudar a definir el objetivo del control crítico, tome en cuenta lo siguiente:
• ¿Cuál es el resultado que está tratando de obtener al implementar este control crítico?
• ¿Cómo va a prevenir el control crítico el evento material no deseado?
Establezca los requerimientos de desempeño para los controles críticos
Los requerimientos de desempeño son los estándares en los que debe realizarse un control. Estos deben contener una acción (ya sea preventiva o de mantención) y un valor específico, del umbral de aceptación. Asimismo, un requerimiento en el desempeño necesita considerar el contexto del control.
Los requerimientos de desempeño para un control ya podrían existir dentro de los documentos de una empresa. Esto puede ser determinado al revisar los procesos relevantes, procedimientos, manuales de mantenimiento, y otros documentos de soporte. Otros materiales de apoyo que servirán a determinar los requerimientos de desempeño, son los estándares de la industria. En este sentido, debe existir precaución ya que existen variados estándares en las empresas y estos muchas veces no son específicos o no están relacionados directamente con el contexto del control.
En el caso de que no existan requerimientos de desempeño para un control crítico, estos deben ser desarrollados. De ser así, los requerimientos deben ser:
• Específicos: deben ser definidos claramente y no vagos.
• Medibles: los requerimientos de desempeño deben ser cuantificables cuando sea necesario.
• Apropiados: los requerimientos de desempeño deben alinearse con el objetivo del control crítico.
• Realista: los requerimientos deben ser cumplibles en el contexto operativo.
Posteriormente, se debe definir el nivel de desempeño del control crítico que puede iniciar acción inmediata para cerrar o cambiar la operación, o señalar que se necesita mejorar el control crítico. El proceso para definir este nivel de desempeño es el mismo proceso utilizado para identificar los requerimientos.
Además, se debe realizar un examen o evaluación de los objetivos, respondiendo las siguientes interrogantes:
- ¿Cuáles son los objetivos específicos de cada control crítico?
- ¿Qué rendimiento se requiere del control crítico? (Esto se llama a veces estándar de rendimiento.)
- ¿Qué actividades de apoyo o habilitación requiere el control el crítico para llevarse a cabo según sea necesario y especificado?
- ¿Qué comprobación se necesita para verificar que el control crítico está cumpliendo con su rendimiento requerido? ¿qué tan frecuentemente es necesaria la verificación? ¿qué tipo de verificación se necesita?
- ¿Qué iniciaría una acción inmediata para parar o cambiar de una operación o mejorar el rendimiento de un control crítico?
Y para finalizar, elabore un informe
En este, debe especificar para cada control crítico la siguiente información:
• El nombre del control crítico
• ¿Cuáles son los objetivos específicos del control crítico?
• ¿Qué rendimiento se necesita del control crítico?
• ¿Qué actividades apoyan el rendimiento del control en la norma?
• ¿Qué actividades de verificación se necesitan para asegurar que el control crítico está logrando su rendimiento requerido?
