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La importancia de contar con firma electrónica simple para la Gestión de Incidentes y Controles Operacionales

 

El uso de herramientas tecnológicas y la actual pandemia ha demostrado lo importante que es actualizar nuestra legislación para permitir que se realicen eventos remotos sin dejar de garantizar la verificación de la identidad de los participantes. En eso consiste la firma electrónica simple (FES) para la Gestión de Incidentes y Controles Operativos. Es una nueva aplicación de firma electrónica que te permite firmar digitalmente, fechar, encriptar y enviar contratos, acuerdos y mucho más en segundos. 

Las enmiendas a la Ley de Transacciones Electrónicas y a otros estatutos, como la Ley de Contratos Comerciales, están trabajando para dotar a las firmas electrónicas de mayor seguridad y protección jurídica.  

Estas enmiendas suponen un importante paso adelante para abordar algunas de las dificultades a las que se enfrenta la firma electrónica en la actualidad, especialmente durante los periodos de pandemia en los que la gente exige la libertad de celebrar actos y contratos sin tener que estar físicamente presente 

En ZYGHT hemos incorporado un proceso de FES orientado a la gestion de Incidentes y Controles Operacionales y/p Preventivos, permitiendo al usuario firmar los informes o auditorías realizadas pudiendo así ser presentados como documentos validados frente a alguna autoridad fiscalizadora. 

FES está diseñado específicamente pensando en la gestión de incidentes y controles operativos, ayudando a los responsables del cumplimiento de la seguridad al facilitar una forma eficaz de gestionar múltiples firmas en incidentes u operaciones. El uso de esta solución móvil garantiza que sólo el personal autorizado tenga acceso en cualquier momento, lo que evita cambios o ediciones no autorizadas sin una ubicación fija. 

¿Hasta qué punto es importante para los profesionales del control de incidencias y operaciones tener acceso a las firmas digitales? Las firmas electrónicas son cada vez más frecuentes en las transacciones y gestiones del día a día. No es de extrañar que muchas organizaciones busquen formas de agilizar sus procesos mediante la implantación de soluciones móviles, especialmente cuando se trata de herramientas cómodas y seguras como FES.  

¿Qué es la Firma electrónica simple (FES) y qué hace para la Gestión de Incidentes y Controles Operativos? 

La Firma Electronica Simple FES es la categorizacion que le da la autoridad al procesos electronico de generar una firma o marca a un documento sin la necesidad de que esté validado por un tercero sino solo por la autenticacion por medio de usuario y contraseña. En otras palabras la firma electrónica es un tipo de autenticación de datos informáticos. Funciona firmando un documento con un equivalente digital de una firma tradicional de bolígrafo y tinta. La firma digital se crea mediante un dispositivo de hardware o software que muestra la identificación única del usuario, como una dirección de correo electrónico, por ejemplo. 

Firma electrónica simple (FES) a diferencia de la Firma electronica Avanzada (FEA) no exige validacion por ejemplo a través de clave única para documentos legales o datos de carnet del firmante el cual ha aceptado terminos y condiciones previamente, por lo que su uso e implementación es más ágil y sencilla. 

¿Cómo puedes utilizar la Firma electrónica simple (FES) para agilizar tus procesos? 

Podrías firmar todos tus documentos de vigilancia en tu tablet o smartphone, vayas donde vayas, eliminando cualquier tiempo de espera en la oficina. 

Con las firmas electrónicas, no hay necesidad de que nadie más rellene los formularios en papel, lo que garantiza que los incidentes sean procesados de forma más rápida. 

Cuando puedes hacer las cosas con tanta rapidez, es menos probable que las incidencias o transacciones se escapen. Con FES para Gestión de Incidencias y Controles Operativos, tu equipo podrá dejar su huella digitalmente, incluso cuando esté fuera de la oficina. 

 

¿Por qué es importante que los profesionales del control de incidencias y operaciones tengan acceso a la firma electrónica? 

La firma electrónica simple impulsa grandes ventajas a los profesionales y encargados de HSE en las organizaciones, algunas de ellas son: 

  • Mayor agilidad y dinamismo en todos los procesos relacionados a incidentes y operaciones. 
  • Puede ayudar a mejorar la organización de documentos y archivos. 
  • Minimiza los errores gracias a la utilización de herramientas especializadas. 
  • Potencia la seguridad de gestión de información de valor. 
  • Elimina barreras y distancias, dejando atrás los trámites presenciales.  

Gracias a la firma electrónica simple, las organizaciones pueden contar con 3 grandes beneficios: 

  • Alto nivel de seguridad 
  • Aceptada para múltiples trámites 
  • Optimiza tiempo y recursos 

 

Regulación de la firma electrónica simple en Chile 

La firma electrónica en Chile está regulada por la Ley Nº 19.799. La base legal permite utilizar la firma electrónica como firma válida cuando está autorizada por la persona propietaria del contenido y cuando puede ser debidamente identificada. Si una persona con poder firma electrónicamente, esa firma no se considera propia, sino que se fusiona con la del titular del poder. La ley prevé mecanismos para el almacenamiento y la conservación de los datos, que debe realizar una empresa privada seleccionada por el Ministerio de Justicia. 

¿Cómo funciona Firma electrónica simple (FES) de ZYGHT? 

El usuario al acceder a la aplicación de ZYGHT puede seleccionar cualquiera de los reportes de controles preventivos. 

Al ingresar, podrá visualizar un botón de “Agregar firma digital” y tendrá habilitado un recuadro o espacio para dibujar su firma. Luego, una vez firmado, el usuario podrá “reportar” y obtener mediante un PDF una copia firmada y digitalizada. 

En sólo unos pasos podrás reportar y formalizar todos tus documentos y reportes. 

Esta nueva funcionalidad está disponible para cada uno de los módulos de Controles operacionales y Gestion de Incidentes. 

 

Reflexiones finales sobre cómo esta aplicación puede ayudar en la gestión de incidentes y controles operativos 

Las ventajas de la firma electrónica simple pueden ayudar a agilizar los procesos de los profesionales del control de incidencias y operaciones, especialmente en los casos en los que hay varias partes implicadas o cuando las personas no pueden estar in situ. 

La firma electrónica es cada vez más frecuente en las organizaciones de todas las industrias. No es de extrañar que muchas empresas busquen formas de agilizar sus procesos mediante la implementación de soluciones móviles, especialmente cuando se trata de herramientas cómodas y seguras como FES. 

ZYGHT permite agregar firma digital en todos los reportes en terreno desde la APP móvil. 

Con ZYGHT puedes registrar la firma en los reportes de controles preventivos e incidentes. Con esta nueva funcionalidad, podrás tener mayor control al tener la autorización del trabajador responsable. 

 

Si estás interesado en saber cómo ZYGHT puede ayudar a tu equipo a agilizar sus procesos contáctanos y agenda una demostración aquí.